PDF İmzalama: Çizilen İmza ile Dijital İmza Aynı Şey Değil

Aynı kelime iki bambaşka şeyi anlatıyor. Biri belgeye imza görüntüsü yapıştırır; diğeri belgenin değişmediğini matematiksel olarak kanıtlar. Aralarındaki fark hukuki değil, teknik olarak da uçurum.

İki ayrı işlem

Çizilen imza, kağıda atılan imzanın dijital karşılığı gibi davranır: karşı taraf onu görür ve genelde kabul eder, ama teknik olarak kopyalanabilir ve belgeye sonradan yapılan değişikliği hiçbir şekilde göstermez.

Çizilen imza ne zaman yeterli

Günlük iş akışlarının büyük bölümü bunu bekler ve bununla yetinir: kargo teslim formu, işe alım evrakı, kira sözleşmesi taslağı, okul izin belgesi, iç onay formları. Karşı taraf "imzalayıp geri gönderin" dediğinde neredeyse her zaman kastettiği budur.

Bu tür imzayı daha güvenilir kılan şey teknoloji değil, bağlamdır: imzanın hangi e-posta adresinden, ne zaman, hangi yazışmanın devamında geldiği. Bir uyuşmazlıkta değerlendirilen de budur.

Dijital imza ne zaman gerekli

Dijital imza, belgenin bir özetini (hash) alır ve bunu özel anahtarınızla şifreler. Sonuç belgeye gömülür. Belgede tek bir karakter değişirse özet tutmaz ve okuyucu imzayı "geçersiz" gösterir.

Bu yüzden dijital imza iki şeyi birden kanıtlar: belgenin imzalandıktan sonra değişmediğini ve imzanın belirli bir sertifikaya ait olduğunu. Resmî kurumların, e-fatura sistemlerinin ve çoğu ihale sürecinin istediği budur.

Sıralama önemli: imza en son atılır

Dijital imza taşıyan bir PDF üzerinde yapılan her işlem imzayı geçersiz kılar. Bu bir kısıt değil, imzanın ta kendisidir. Pratik sonuç şudur:

1. Önce belgeyi tamamlayın.
2. Gerekiyorsa birleştirin.
3. Gerekiyorsa sıkıştırın.
4. Formları düzleştirin.
5. En son imzalayın.

Sıkıştırmayı imzadan sonra yaparsanız, teknik olarak geçerli bir imzayı kendi elinizle bozmuş olursunuz ve karşı taraf bunu "belge değiştirilmiş" olarak görür.

Pratik uyarılar

• İmza sayfasını ayrı göndermeyin: Tek sayfalık bir imza, hangi belgeye ait olduğunu kanıtlamaz. Tam belgeyi imzalayın.
• Taranmış imzayı kesip yapıştırmayın: Beyaz kutu içinde duran bir imza görüntüsü hem kötü görünür hem şüphe uyandırır.
• Tarih alanını boş bırakmayın: Boş tarih, belgenin sonradan doldurulmasına açık kapı bırakır.
• Düzleştirin: Doldurulabilir alan olarak kalan bir imza, karşı tarafta yanlışlıkla silinebilir.

Özet

Karşı taraf "ıslak imza" veya "e-imza" demiyorsa, çizilen imza büyük ihtimalle yeterlidir ve saniyeler içinde halledilir. Resmî bir kuruma gidiyorsa, sertifikaya dayalı dijital imza şarttır ve onu tarayıcıda çizilen bir görüntü ikame edemez.

Sık sorulan sorular

Diğer rehberler